Unter der Bezeichnung Printserver gibt es viele Lösungsmöglichkeiten oder Vorstellungen was dieser für Funktionen hat. Generell funktioniert er für die Verwaltung und als Spooler von Druckaufträgen die an verschiedene Drucker gesendet werden. Von der Struktur her gibt es viele Szenarien wie ein Printserver bzw. Druckserver eingesetzt werden kann.

Der entscheidende Vorteil eines Druckservers liegt in der zentralen Verwaltung, da alle Arbeitsplätze auf den Druckserver zugreifen. Wird ein Drucker getauscht, oder globale Einstellungen geändert, so sind diese nur auf dem Druckserver notwendig. Weiterhin übernimmt der Druckserver die Verarbeitung und das Spoolen der Daten was den Arbeitsplatz entlastet.

Variante1: Drucker am Arbeitsplatzrechner mit Freigabe
Der Drucker wird direkt am Arbeitsplatz angeschlossen und ist über die Windows-Freigabe im Netzwerk sichtbar.
Anmerkung: Der Arbeitsplatz muss beim Druck eingeschaltet sein ; Druckaufträge belasten den Arbeitsplatz ; Drucker ist an Arbeitsplatz gebunden (hoher Aufwand bei Standortveränderung des Druckers)

Variante2: Drucker am Netzwerk-Printserver
Der Drucker hat ein Netzwerkanschluss oder ist an einem Netzwerk-Printserver angeschlossen. Die Arbeitsplätze nutzen den TCP/IP Anschluss des Netzwerk-Printserver mit dem jeweils lokale eingerichteten Port.
Anmerkung: Keine zentrale Verwaltung ; hoher Aufwand bei Installation ; einfache Standortveränderung

Variante3: Drucker am Netzwerk-Printserver mit Freigabe auf Server
Der Drucker hat ein Netzwerkanschluss oder ist an einem Netzwerk-Printserver angeschlossen. Die Arbeitsplätze greifen auf eine Freigabe des Druckservers zu, der als einziger den Port des Netzwerk-Printserver nutzt.
Anmerkung: zentrale Verwaltung ; einfache Installation und Standortveränderung ; Entlastung des Arbeitsplatzes