E-Mails werden immer häufiger in Unternehmen zur kompletten Kommunikation verwendet. Was früher per Fax oder Post verschickt wurde, wird heute als PDF oder Word-Dokument in einer E-Mail angehängt. Damit diese kostengünstige Funktion auch genutzt wird, sollte die Handhabung für den Benutzer so einfach wie möglich sein. Viele Anwender nutzen weiterhin das physikalische Faxgerät, weil die E-Mail-Funktion entweder zu umständlich ist oder häufig Probleme auftreten und der Empfang nicht gewährleistet wird.

Ein lokaler Mailserver dient zum Versand von internen und externen E-Mails. Unter Microsoft Exchange ist die volle Funktion von Microsoft Outlook zu nutzen, somit können Termine-, Kontakt- oder Kalenderfunktionen global in einem Unternehmen genutzt werden. Die Email-Verwaltung und Speicherung liegt auf dem Exchange-Server selbst, wodurch die Administration und Datensicherung erheblich vereinfacht wird.

Microsoft Exchange ist zur Zeit in seinem Umfang und Funktionen durch keinen anderen Mailserver ersetzbar. Auch der Open Exchange Server bietet keine komfortable Alternative gegenüber einem Microsoft Exchange Server.